У постановщиков заданий, привлекающих программистов по внедрению автоматизированных систем, как правило, возникает довольно много претензий к их работе. Они связаны как с соблюдением сроков выполнения работ, так и с предлагаемыми постановщиками решениями. Со своей стороны, программисты упрекают постановщиков задач в неумении описать задачу, которую необходимо решить с помощью автоматизированной системы, и в постоянном изменении своих требований. Подобного рода противоречия можно решить с помощью технического задания, которое регламентирует требования заказчика к будущей системе и объем работ по ее внедрению.

Причины разногласий

В реализации проекта по внедрению автоматизированной системы всегда участвуют две стороны — заказчик и исполнитель. В роли заказчика выступает предприятие или его подразделение, в роли исполнителя — информационный отдел того же предприятия или сторонние исполнители. В процессе обсуждения заказчиком и исполнителем проекта возникает вопрос о том, какие задачи и в какие сроки должен решить исполнитель, а также какие ресурсы ему для этого потребуются. При общении заказчика и исполнителя возникает ряд специфических проблем. Самая главная из них заключается в том, что при согласовании целей и задач внедрения системы исполнитель и заказчик фактически разговаривают на разных языках. То, что является очевидным для заказчика, может не быть таковым для исполнителя. В свою очередь исполнители часто не считают нужным объяснять привычные для них технически сложные выкладки и термины, которые, однако, непонятны заказчику.

Стороны всегда стремятся упростить процесс обсуждения и согласования объема работ по проекту, чтобы быстрее перейти непосредственно к внедрению. В результате требования к проекту так и остаются нечеткими. Получается замкнутый круг: заказчик полагает, что исполнителю изначально известны все его проблемы, а исполнитель считает, что эти проблемы стандартны и к ним можно применить однажды разработанное решение. В ходе реализации проекта требования предприятия уточняются и детализируются. Как правило, при этом увеличивается объем задач и, как следствие, сроки и стоимость проекта.

Все конфликты между заказчиком и исполнителем решаются путем составления подробного технического задания на автоматизацию. В нем определяются терминология проекта, его цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки (настройки) автоматизированной системы, а также последовательность этапов проекта внедрения и критерии, по которым заказчик сможет оценить качество проделанной работы. Этот документ утверждается обеими сторонами.

Принципы составления технического задания

При подготовке технического задания необходимо придерживаться ряда принципов. Это поможет избежать излишней поверхностности в описании работ по проекту, а также урегулировать интересы исполнителя и заказчика.

Совместная работа

В идеале первый вариант технического задания нужно составить еще до принятия решения  на внедрение системы автоматизации. В нем следует описать проблемы, которые необходимо решить в ходе внедрения, и определить желаемый результат. Затем при участии различного рода консультантов разрабатывается детальный план работ по реализации проекта в рамках конкретной автоматизированной системы, уточняются способы решения поставленных задач, определяются критерии достижения целей проекта.

Детальное описание результата

Максимум внимания необходимо уделить описанию результатов, которые заказчик хочет получить по окончании проекта, и зафиксировать их в техническом задании. Если, например, вам необходимо получать отчет о движении денежных средств в соответствующих аналитических разрезах ежедневно в 20.00, то в техническом задании должны быть подробно описаны параметры отчета (строки, аналитика, период, за который составляется отчет) и источники данных для его формирования (субсчета рабочего плана счетов и конкретные значения аналитики). Главное — не допустить расширенного толкования технического задания, поэтому все источники данных должны быть четко определены. При отсутствии указания периода или источников данных результат может значительно отличаться от ваших ожиданий, а доработка потребует дополнительных средств и, что не менее важно, времени.

В общем случае результирующие показатели проекта представляют собой следующее.

1. Бизнес-модель компании. Это описание бизнес-процессов, которые необходимо реализовать в системе, в виде последовательности действий, совершаемых для получения результата (генерирования проводки, получения отчета). Например, при регистрации в системе сделки продажи проводки по продаже и начислению налогов должны быть сгенерированы только в случае выставления счета-фактуры, что должно быть возможным только после заполнения всех его реквизитов.

2. Структура рабочего плана счетов с детальным описанием субсчетов второго и третьего порядка, принципов кодировки субсчетов.

3. Список документов (отчетов), которые должны быть настроены в информационной системе по завершении проекта под конкретную задачу (название документа, описание строк документа и их форматов вплоть до количества знаков, периодичность получения, период формирования, валюта, предприятие, язык отчета и пр.).

4. Структура данных для подготовки отчетов (описание источников данных для заполнения каждой строки отчета: субсчетов рабочего плана счетов и конкретных значений аналитических кодов и периода, из которого берутся данные).

5. Структура аналитических кодов с детальным определением значений аналитических кодов, типов полей, принципов присвоения кода.

6. Описание структуры учетной модели (если речь идет об автоматизации учета). Описание включает альбом проводок (описание деталей проводок, аналитических кодов, которые должны быть внесены при заведении тех или иных проводок или при задействовании того или иного счета), учетную политику (методы учета — ЛИФО, ФИФО, средневзвешенной стоимости,   учетный метод начисления амортизации).

7. Описание результатов работ и методов их приемки (методика и сроки проверки и тестирования заказчиком соответствия выполненных работ написанному техническому заданию, протоколирование приемки).

8. Требования к обучающим семинарам (тренингам) для сотрудников компании (длительность и содержание занятий, список презентационных материалов, уровень обучения).

Согласование результата

В техническом задании необходимо указать ответственных за согласование результата внедрения системы. Нередки случаи, когда результаты работ по проекту должны согласовываться с различными отделами и службами для внесения корректировок в отчет о проделанной работе. Этот процесс занимает достаточно много времени, и при отсутствии разграничения ответственности за данный этап таким согласованием занимается исполнитель.

Гибкость

В техническом задании должны быть предусмотрены механизмы его корректировки (добавление или исключение этапов проекта).

Структура технического задания

Техническое задание обычно составляется в произвольной форме по согласованию сторон. Ниже приведены разделы, которые обязательно должны присутствовать в техническом задании, а также требования к их содержанию.

1. Описание проблемы (задачи). Необходимо четко определить и описать задачи, которые стоят перед исполнителем. При внедрении автоматизированной системы такой задачей практически всегда является оптимизация определенных бизнес-процессов или работы отдельных служб либо предприятия в целом.

2. Описание ожидаемых компанией результатов от реализации проекта. Необходимо конкретизировать, что заказчик ожидает получить по окончании проекта внедрения, то есть какие модули системы и в каком объеме должны быть внедрены. Если речь идет об автоматизации холдинговой компании, то необходимо обозначить, должна ли она быть проведена во всей компании или же речь идет о пилотном проекте в одной из дочерних компаний.

3. Требования к консультантам:

• квалификация (опыт, сертификация, история успешных проектов);

• определение количества консультантов, постоянно работающих на проекте, и политики в отношении сменяемости команды;

4. Описание деятельности компании, то есть бизнес-модели компании (бизнес-процессов), которое, как правило, делается на этапе подготовки к внедрению системы. К нему необходимо приложить учетную политику (рабочий план счетов, аналитики, альбом проводок), образцы бухгалтерской и управленческой отчетности и первичных документов, то есть всю документацию, которая необходима для реализации этой бизнес-модели.

5. Описание этапов проекта внедрения. Разделение объема работ по проекту на относительно независимые блоки (например, автоматизация учетной функции, автоматизация работы с клиентами, автоматизация бюджетирования) с указанием срока по каждому этапу проекта, его длительности, целей и задач, ответственных лиц со стороны заказчика, а также взаимозависимости этапов.

6. Детальное описание шагов по реализации каждого этапа.

7. Описание результатов по всем этапам проекта: какие элементы системы должны быть внедрены, какие работы должны быть завершены, какие отчетные формы должны быть настроены, в каком формате должны быть задокументированы результаты работ (структура отчета по результатам окончания работ по этапам проекта) для того, чтобы этап (проект) был признан завершенным.

8. Описание процедур приемки результатов каждого этапа проекта. Детальное описание процесса и технологии тестирования системы заказчиком для выявления соответствия выполненных работ техническому заданию и определение процедуры документирования (протоколирования) приемки.

Как правило, пункты 5-8 всегда составляются с участием исполнителей, так как именно специалисты компании могут определить, каким образом те или иные задачи заказчика могут быть реализованы в системе.

После того как техническое задание составлено, его необходимо еще раз внимательно изучить и обсудить с консультантами. И только когда все спорные вопросы между сторонами будут урегулированы, можно подписывать задание на внедрение системы.

Если в проекте участвуют две стороны, как это происходит во время внедрения, то для того чтобы сотрудничество было продуктивным, необходимо заранее договориться о том, какие результаты внедрения устроят обе стороны. Техническое задание является инструментом, регулирующим ожидания от проекта. Это на пользу обеим сторонам: и предприятию, которому нужен результат, и исполнителям, которые реализуют проект.

Источник: с годами утерян (прошу отозваться)