По нашему опыту можем предложить следующее:

База архивируется каждый день (вечером, например, в 23:00).

Хранятся последние 14 архивов. Более старые удаляются, кроме пятничных! Пятничные архивы хранятся по меньшей мере полгода-год. Потом удаляются, кроме одного пятничного архива на конец месяца.

Раз в месяц можно записать один из пятничных архивов на CD диск или флешку и унести из офиса в другое место (домой, другой офис) на случай пожара. 80% компаний, испытавших полную потерю данных, разоряются!

Также можно делать копии по запросу. Например, после сдачи баланса.